Mobiliteitsbudget: flexibiliteit voor medewerkers
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om werknemers zelf hun mobiliteitsoplossing te laten kiezen, door middel van een mobiliteitsbudget. Dit draagt niet alleen bij aan het werkgeluk van werknemers maar ook aan een lagere CO2 uitstoot en daarmee een maatschappelijk verantwoorde manier van ondernemen. Wat het mobiliteitsbudget is en wat de voor- en nadelen zijn lees je in deze blog.
Het mobiliteitsbudget is een budget dat werkgevers beschikbaar stellen voor de zakelijke mobiliteit van werknemers. Het mobiliteitsbudget kan ingezet worden voor diverse vervoersopties zoals de fiets, het openbaar vervoer of een private leaseauto. Werknemers bepalen met een mobiliteitsbudget zelf hoe ze van en naar het werk en/of relaties reizen.
Dankzij het mobiliteitsbudget hebben werknemers alle vrijheid over de wijze waarop zij zakelijk reizen. Overgebleven budget mag een werknemer aan het einde van de maand in eigen zak steken, een leuk extraatje dus.
Een te kort aan budget daarentegen moet door een werknemer zelf betaald worden. Op deze manier proberen veel werkgevers duurzame en bewuste reisopties bij hun werknemers te stimuleren. In plaats van met de auto naar die ene relatie vlak naast het treinstation zal nu vaker de trein als reisoplossing worden gezien. En het eigen kantoor is toch best makkelijk en snel op de fiets te bereiken in plaats van met de auto.
Hoe het werkt
Veel werkgevers baseren het mobiliteitsbudget op basis van bestaande leasebudgetten. Een leasebudget van €1.000,- betekent bijvoorbeeld ook een mobiliteitsbudget van €1.000,- (per maand). In plaats van het uitzoeken van een leaseauto voor dit bedrag, ontvangt de werknemer dit bedrag dit maandelijks met de salarisbetaling op de rekening.
Het mobiliteitsbudget kan zowel bruto en netto worden uitgekeerd. Bij een bruto mobiliteitsbudget mogen werknemers bepaalde kosten, zoals kosten van een treinrit, eerst nog aftrekken van het budget zodat daar geen belasting over betaald hoeft te worden (bruto-netto voordeel). Bij een netto mobiliteitsbudget worden bepaalde kosten door de werkgever nog voor de uitbetaling verrekend. Als werkgever kies je zelf of je het mobiliteitsbudget bruto of netto uitkeert, hierin is geen goed of fout.
De voordelen (en nadelen)
Het mobiliteitsbudget kent veel voordelen zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Zo zit je als werkgever niet vast aan langdurige leasecontracten en heb je dankzij het mobiliteitsbudget een duidelijk en stabiel inzicht in de mobiliteitskosten van je personeel. Daarnaast laat je met een mobiliteitsbudget duidelijk blijken dat je maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk vindt en een bijdrage wil leveren aan een lagere CO2-uitstoot. Niet verkeerd voor je imago!
Voor werknemers betekent het mobiliteitsbudget vooral veel vrijheid en flexibiliteit. Vrijheid draagt op zijn beurt dan vaak weer bij aan het werkgeluk van werknemers. Zij bepalen zelf de manier waarop zij zakelijk reizen en maken daardoor bewustere keuzes. Zuinig omgaan met het mobiliteitsbudget kan namelijk maandelijks een leuk financieel extraatje opleveren.
Naast al deze voordelen zijn er ook enkele nadelen, met name voor werknemers. Bijvoorbeeld wanneer het mobiliteitsbudget volledig besteed is en er wel nog zakelijke reiskosten door de werknemer gemaakt moeten worden. Deze kosten moet de werknemer uit eigen zak betalen. Daarnaast geniet een werknemer met een mobiliteitsbudget niet van de voordelen die een zakelijke leaseauto met zich meebrengt. Denk bijvoorbeeld aan de onderhouds- en brandstofkosten die door de werkgever betaald worden. Wil de werknemer toch een leaseauto? Dan kan hij of zij kiezen voor een private-leaseauto. Het nadeel daarvan is echter wel dat er een BKR-registratie gedaan wordt.
Implementeren van het mobiliteitsbudget
Het implementeren van een mobiliteitsbudget vergt een goede voorbereiding en uitwerking. Zo is het in de voorbereidingen belangrijk om goed na te denken over bijvoorbeeld de mogelijkheid om thuis te werken in combinatie met het mobiliteitsbudget. Je wil natuurlijk voorkomen dat werknemers veel thuis gaan werken om zo budget aan het einde van de maand over te houden. Persoonlijk/fysiek contact met zowel collega’s als relaties mag niet de dupe worden van het mobiliteitsbudget. Het maken van duidelijke afspraken hierover is dus geen overbodige luxe.
Ook is het verstandig om de (loon)administratie die bij het mobiliteitsbudget komt kijken goed voor te bereiden. Van welk (loon)administratiesysteem maak je gebruik en kunnen alle mobiliteitsmutaties juist verwerkt worden? Ga je tot slot het mobiliteitsbudget bruto of netto uitkeren?
Hulp nodig?
Zoals omschreven is het goed om duidelijke afspraken te maken omtrent het mobiliteitsbudget. Wil je binnen jouw organisatie aan de slag met een mobiliteitsbudget? Onze HR-adviseurs adviseren, ondersteunen en begeleiden graag. Neem gerust contact met ons op.