Disciplinair beleid
Ongeoorloofd verzuim, roken op de werkplek, herhaaldelijk te laat komen, dronkenschap tijdens het werk, beledigen van collega’s etc. etc. Allemaal vormen van wangedrag op de werkvloer waar je als ondernemer hoopt zo min mogelijk mee te maken te krijgen. Helaas komt het toch voor dat een werknemer zich (ernstig) misdraagt. De voorbeelden zoals net benoemd zijn gedragingen die absoluut niet door de beugel kunnen maar redenen voor ontslag zijn het in sommige gevallen ook niet. Maar wat doe je als werkgever dan, want er moet iets gebeuren. Disciplinaire maatregelen! In deze blog lichten we toe wat een disciplinair beleid is, wat je hierin opneemt en leggen we uit waarom dit belangrijk is.
Disciplinaire maatregelen zijn maatregelen die een werkgever op kan leggen wanneer een werknemer zijn of haar verplichtingen niet of niet op de juiste wijze nakomt of zelfs grensoverschrijdend gedrag vertoond. De verplichtingen komen voort uit de geldende gedragsregels of arbeidsvoorwaarden zoals bekend bij de organisatie. In het personeelshandboek staat bijvoorbeeld dat roken op de werkplek niet is toegestaan en in de arbeidsovereenkomst zijn de geldende werktijden opgenomen. Van werknemers wordt verwacht dat zij op de hoogte zijn van de geldende regels, procedures, instructies en voorschriften én de gevolgen van overtreding hiervan. De gevolgen van overtredingen worden vastgelegd in een disciplinair beleid.
Waarom een disciplinair beleid?
Wanneer een werknemer zich niet houdt aan de geldende regels dan wil je hier als werkgever actie op ondernemen. De regels zijn er echter niet voor niets en geen actie ondernemen kan betekenen dat het wangedrag zich herhaalt of zelfs erger wordt. Ook wil je als werkgever ten alle tijden voorkomen dat andere werknemers de indruk krijgen dat er binnen de organisatie, niet of nauwelijks wordt ingegrepen bij wangedrag. Een opgelegde disciplinaire maatregel laat zien dat de organisatie bepaald gedrag niet tolereert.
In een disciplinair beleid leg je vast welke maatregel past bij welke misdraging. Door dit goed en duidelijk op papier te zetten voorkom je het geven van een ongepaste straf (in een mogelijk opwelling) en daarnaast voorkom je om (onbewust) met twee maten te meten. Het mag namelijk niet zo zijn dat eenzelfde misdraging (bij twee verschillende werknemers) met een andere maatregel wordt gesanctioneerd.
Ook is het van belang dat een opgelegde maatregel in verhouding staat tot het wangedrag van een werknemer. Wanneer een werknemer zich niet enorm misdraagt, dan mag de werkgever de werknemer ook geen ernstige maatregel opleggen. Zo staat een schriftelijke waarschuwing voor een werknemer die één keer een paar minuutjes te laat komt natuurlijk niet in verhouding.
Een disciplinair beleid geeft organisaties de mogelijkheid om op een eerlijke en weloverwogen manier actie te ondernemen wanneer de geldende regels niet worden nageleefd.
Inhoud van een disciplinair beleid
In de wet zijn geen algemene regels of afspraken gemaakt over disciplinaire maatregelen. Een organisatie is dus zelf verantwoordelijk voor de inhoud van een disciplinair beleid. Zoals net toegelicht is het van belang dat goed wordt gekeken naar de zwaarte en ernst van de situatie in combinatie met de maatregel. In een disciplinair beleid kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van maatstaven, denk bijvoorbeeld aan de onderstaande maatstaf:
‘Het overtreden van geldende procedures, instructies en/of reglementen waardoor aanmerkelijk gevaar ontstaat voor menselijk leven dan wel zwaar lichamelijk letsel en/of aanzienlijke schade aan gebouwen, installaties of producten.’
Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het niet uitschakelen van een machine bij het verlaten van de werkplek waardoor direct gevaar ontstaat voor anderen. Maar denk ook aan de onderstaande maatstaf:
‘Zodanige daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer die ten gevolge hebben dat van de werkgever, redelijkerwijze niet gevergd kan worden de arbeidsovereenkomst te laten voortduren.’
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opzettelijk, of ondanks waarschuwingen fysiek lastigvallen van collega’s op de werkvloer. Aan de hand van dit soort maatstaven kan per situatie bepaald worden welke maatregel passend is. Dit leg je duidelijk en overzichtelijk vast in het disciplinaire beleid. Zo is bij de eerste maatstaf een schriftelijke waarschuwing passend terwijl bij de tweede maatstaf een schorsing (met of zonder behoud van loon) of zelfs ontslag veel passender is.
Andere voorbeelden van disciplinaire maatregelen zijn, een mondelinge waarschuwing, het stopzetten of opschorten van het loon, een boete, een openbare berisping etc. etc.
Ons advies
Zodra zich een overtreding voordoet is het van belang om adequaat op te treden. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk om binnen 24 uur met de overtredende werknemer in gesprek te gaan. In dit gesprek ga je in op de situatie en de reden van zijn of haar gedrag. Maak hier altijd een gespreksverslag van en sla deze op in het dossier van de werknemer. Hierna kan door middel van het disciplinaire beleid een passende maatregel worden opgelegd. Leg in het disciplinaire beleid ook altijd vast wie bevoegd is om een maatregel op te leggen.
Bij herhaaldelijke overtredingen ontstaan een zogenaamd sanctietraject. In zo’n traject is het belangrijk om de werknemer bij iedere overtreding tijdig te corrigeren en de passende maatregel schriftelijk vast te leggen. Alleen op deze manier kan in een later stadium aangetoond worden dat de werkgever er álles aan heeft gedaan om het gedrag van de werknemer in positieve zin te veranderen. Dit is een belangrijke voorwaarden om de arbeidsovereenkomst wellicht later te doen beëindigen.
Twijfel je over een passende maatregel? Neem dan altijd contact op met een HR-adviseur van B-Talented. Zo voorkom je lange gerechtelijke procedures en eventuele hoge boetebedragen (door het onterecht opleggen van een bepaalde maatregel).
Hulp nodig?
Ben je nog niet in het bezit van een disciplinair beleid of twijfel je over welke disciplinaire maatregel passend is bij een bepaalde situatie? Onze HR-adviseurs adviseren, ondersteunen en begeleiden graag. Neem gerust contact met ons op om te vragen naar de mogelijkheden.
Geschreven door:
Marlijn Zwijgers, HR adviseur